Você sabe o que é a digitalização de documentos?

A digitalização de documentos consiste na conversão de arquivos analógicos ou físicos (papel) para um meio digital. Para isso precisamos de um scanner, pessoal treinado e um destino coerente para armazenamento dos arquivos digitais.

Já existem leis no Brasil para regulamentar o seu valor legal, como a aplicação do certificado digital, e autorizar a destruição dos arquivos físicos.

Qual a diferença entre documento digitalizado e documento digital?

Vamos entender a diferença para dar os primeiros passos rumo à digitalização de todos os documentos da sua organização. Vamos a uma definição bem simplificada:

  • documento digitalizado: o documento foi originado no papel (meio físico) e será passado para o computador, em formato digital. É feita por meio de um scanner ou através de aplicado para celular;
  • documento digital: originado, desde o princípio, de forma digital, esse documento é codificado e acessível no computador. Exemplo: documentos do Microsoft Word, Excel, etc.

Outro jeito de resumir isso é dizer que o documento digital nasce no computador, tramita, é armazenado e é até eliminado apenas digitalmente. Já o digitalizado era impresso e passa a ser digital, mas não tem o mesmo valor jurídico (sem aplicação do certificado digital) — é como uma fotocópia.

Quais as vantagens e benefícios em digitalizar documentos?

Segurança

Os documentos digitalizados têm uma durabilidade efetiva e ficam protegidos da ação do tempo ou da umidade.

Quando inseridos em um sistema de gerenciamento, eles são armazenados com mais segurança, pois a solução permite o acesso controlado e auditado.

Para complementar, o sistema faz backups frequentes para assegurar uma cópia atual de todas as informações.

Organização dos arquivos

Ao utilizar um sistema para gerenciamento eletrônico, os documentos são separados e identificados conforme a tarefa ou o cliente.

Ainda é possível realizar o controle do histórico do documento. Isso mantém os documentos mais organizados e acessíveis para os usuários.

Agilidade no acesso às informações

A organização permite mais agilidade ao trabalho da equipe. O sistema possibilita a busca indexada por palavra-chave.

Além do mais, se um colaborador estiver ausente do escritório, mas com acesso a um computador e internet, ele poderá visualizar os documentos mediante o uso de login e senha.

A metodologia também evita o compartilhamento indesejado de informações por e-mail, que pode causar dúvidas e enganos sobre o material correto a ser utilizado.

Aumento da produtividade

Você já calculou o tempo que a sua equipe ou seus clientes perdem procurando as pastas de documentos da empresa?

A digitalização de documentos contribui para aumentar a produtividade da equipe, uma vez que eles poderão ser encontrados em alguns segundos. Basta acessar o sistema e utilizar a palavra-chave na pesquisa!

Além disso, os documentos estarão protegidos e resguardados de qualquer alteração indevida.

Essa exatidão das informações evita o retrabalho dos profissionais, muitas vezes causado por erros na identificação do arquivo correto. Afinal, o sistema identifica facilmente qual é a última versão do documento.

Redução de custos

A digitalização dos arquivos auxilia a companhia a reduzir os custos oriundos das impressões de documentos, pois os colaboradores podem acessar as informações em meio digital.

A prática ainda favorece a sustentabilidade do planeta com a diminuição do uso de papel.

Redução do Risco de Fraude

O documento digitalizado pode ser submetido a aplicação de um certificado digital que atesta que o arquivo não permitindo a alteração do mesmo. 

Como funciona o processo de Digitalização de Documentos?

Como já falamos antes, a digitalização de documentos engloba transformar informações originalmente criadas no meio físico em arquivos digitais.

Essa tecnologia possibilita o armazenamento digital de grandes volumes de documentos em um ambiente seguro e acessível em qualquer dispositivo e  pode-se atuar de duas maneiras:

  1. O serviço de digitalização pode ser executado na EMPRESA para onde o cliente envia os seus documentos
  2. Ele pode ser executado nas instalações do cliente, onde monta-se uma área com equipamentos e mão-de-obra especializada para a realização dos serviços.

Menos cópias, mais segurança, compartilhamento controlado da informação e garantia da integridade do documento físico.

Com a competitividade do mercado corporativo, o compartilhamento da informação se tornou primordial para a conclusão de transações comerciais. Com isto a agilidade na recuperação de um documento é item fundamental para promover a eficiência em qualquer segmento de negócio.

Quais são as fases da Digitalização de Documentos?

Coleta

Essa é a etapa inicial em que os documentos físicos são coletados, conferidos e registrados. O trabalho deve ser realizado com muita atenção, para evitar que alguns materiais se extraviem.

Preparação

Os documentos passam por um processo triagem para retirada de clipes, grampos ou qualquer elemento que prejudique o acesso do documento ao scanner.

Digitalização de Documentos

Nesta fase o documento é colocado no scanner e a partir daí é gerada a imagem digital com as devidas resoluções.

Indexação de Documentos

Os respectivos dados são extraídos do documento digitalizado fornecendo uma identidade e acesso rápido e preciso.

Controle de Qualidade

Realização da revisão do conjunto dos processos executados para verificar se estão de acordo com as especificações determinadas pelo projeto. Cada cópia digitalizada deve ser checada pelas pessoas que estão fazendo o trabalho para garantir que não haja erros, manchas que atrapalhem a leitura, falha na digitalização etc. Esse controle de qualidade é imprescindível para a segurança dessa operação.

Como funciona a gestão do documentos digitalizados?

Um sistema de gestão de documentos como o LIVEDOC ajuda a melhorar o desempenho de todos os setores de uma empresa, atendendo às necessidades ligadas à otimização de tempo, redução de custos operacionais e segurança no armazenamento de dados.

Os contratos convencionais, por exemplo, podem ser convertidos para documentos eletrônicos, que oferecem uma vantagem incrível no tempo de envio e retorno da papelada, a diminuição da necessidade de transporte ou uso do serviço dos Correios, queda nas impressões e eliminação dos espaços destinados apenas à guarda desse material — tudo passa a ser feito digitalmente.

Um processo que poderia levar um mês para ser concluído, tomando um tempo enorme e desgastando a equipe, passa a ser feito em dois ou três dias. O impacto também é econômico, uma vez que não se usa mais papéis, impressora e tinta, deslocamentos, arquivos físicos etc.

Por fim, com a gestão de documentos digitais e a automatização de todos os processos que a envolvem, a segurança das informações é ainda maior. Isso porque o armazenamento dos dados e dos documentos, com a garantia de diversos servidores preparados para essa guarda.

Também evita os extravios, os riscos de violação das informações, acidentes ou problemas causados por negligência. Os documentos são protegidos por criptografia e podem ser enviados, recebidos e armazenados na internet com total segurança.

Amparo Legal

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