A Assinatura Digital de Documentos e Certificado Digital tem a finalidade de comprovar a identidade do signatário e garantir que o documento não seja adulterado, além evitar que a autoria seja negada.

Assinar documentos com certificado digital é atualmente a forma mais segura de assegurar a validade jurídica, garantindo a integridade e autenticidade do documento, da mesma maneira que uma assinatura manual.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e digital?

Basicamente as assinaturas online são classificadas de 2 maneiras:

Assinatura Digital

Esse tipo de assinatura utiliza, obrigatoriamente, um Certificado Digital ICP-Brasil que comprova a autoria da assinatura. O certificado digital funciona como uma identidade da pessoa física ou jurídica no meio digital. Por ter os seus dados validados presencialmente, ele confere autenticidade, integridade e não repúdio à assinatura digital.

O que significa dizer que, além de comprovar a identidade do signatário, a assinatura garante que o documento não seja adulterado, além evitar que a autoria seja negada.

Assinatura Eletrônica

Já a assinatura eletrônica não utiliza um certificado digital, comprovando a autoria a partir da coleta de evidências.

Dentre essas evidências, podemos destacar a grafia da assinatura — pode ser realizada com caneta touch, mouse, dedo ou escaneada — geolocalização, foto, IP da máquina, entre outros dados coletados no momento da assinatura.

Ideal para documentos de tramitação interna ou de baixo valor, a assinatura eletrônica viabiliza a digitalização às ações do dia a dia de uma empresa. Vale reforçar que tanto a assinatura digital quanto a eletrônica têm validade jurídica, assegurada pela MP n° 2.200-2.

Como assinar documentos com certificado digital?

Além de gerar economia de tempo e recursos, a assinatura digital é muito fácil de fazer e gerenciar, conforme explicaremos a seguir:

Obtenção do Certificado

É preciso obter um Certificado Digital ICP Brasil, que deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora. Exigido para algumas empresas, o certificado digital pode ter diferentes usos, como a emissão de notas fiscais eletrônicas, entrega de documentos fiscais e a assinatura digital.

Os documentos assinados ficam armazenados em nuvem por 5 anos. Qualquer arquivo enviado pelo site poderá ser assinado diretamente pelo aplicativo, de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora.

Quais documentos podem ser assinados?

É possível utilizar a assinatura digital em qualquer arquivo eletrônico, seja qual for a finalidade.

Por exemplo, se o documento será enviado para fora de sua rede, ele precisará ser autenticado em cartório. Listamos abaixo algumas situações para assinar documentos com certificado digital:

  • procurações;
  • contratos de alto valor;
  • laudos técnicos;
  • anotações de responsabilidade técnica (ARTs);
  • documentos enviados ao Poder Judiciário, Receita Federal e outros;
  • obrigações fiscais e contábeis;
  • documentos garantidores de confidencialidade;
  • recibos de compra e venda.

Quais são as vantagens?

  • redução de custos com material de escritório, serviços de entrega rápida e despesas de viagem;
  • melhor aproveitamento dos colaboradores, os quais podem se dedicar a tarefas mais relevantes;
  • armazenamento digital, proporcionando melhor aproveitamento do espaço físico;
  • aumento da mobilidade, uma vez que contratos podem ser fechados e assinados à distância, pela internet;
  • agilidade na finalização de contratos e formalização de documentos: é o fim das pilhas de documentos aguardando assinaturas;
  • valorização da imagem da marca, aliando-a à importância dada a sustentabilidade, pela redução de recursos e lixo.
  • melhora da experiência do cliente, por meio de transações mais ágeis e seguras.

O certificado digital tem diversas utilidades, dentre elas autenticar a assinatura em documentos. Dessa maneira, para acompanhar a evolução digital sem colocar em risco o sigilo, segurança e validade de seus documentos, a alternativa é assinar documentos com certificado digital.